Бот To-can – удобный планер и мини-CRM прямо в Телеграм. С его помощью пользователи могут рассортировать сотни заметок внутри мессенджера по категориям, превращать их в задачи и даже совместно работать над проектами.
Мы подготовили инструкцию о том, как всем этим пользоваться. Сохраняйте в закладки, тестируйте бота, а если что-то будет непонятно, сможете вернуться и перечитать нужный раздел.
Как запустить планер и начать работу
Перейдите в бот по ссылке t.me/to_can_bot и нажмите «Запустить». Бот оповестит о том, что он активировался, и отправит короткую инструкцию. Меню со всеми опциями и настройками находится слева от поля для ввода текста.
В инфоблоке справа от диалога можно найти ссылку на бот, чтобы делиться с друзьями или коллегами, и бот техподдержки, если внутри планера что-то сломалось или пошло не так.
Как создавать и удалять категории
Внутри планера можно сортировать заметки по категориям. По умолчанию у новых пользователей нет никаких категорий, их нужно добавлять вручную в зависимости от ваших целей. Для этого перейдите в «Меню» и выберите «Создать, удалить, редактировать категории» (edit_category).
Появится список уже имеющихся категорий, если успели создать их ранее, и пункт «Новая категория». Нажмите под ним «Создать».
Бот пришлёт сообщение, в ответ на которое нужно отправить название категории. Для смартфонов – смахнув сообщение бота влево, для ПК – кликнув по нему правой кнопкой мыши. Пишем название и отправляем в чат.
После этого бот добавит новую категорию и пришлёт сообщение об этом, а вы сможете выбирать её при отправке разных заметок.
По тому же принципу можно создать любое количество категорий для разных целей.
Чтобы удалить созданную папку, нужно выбрать в меню ту же опцию /edit_category. Появится список всех созданных категорий, под каждой есть две кнопки – «Переименовать» и «Удалить».
Если категорий очень много, можно их отсортировать по дате или алфавиту. Так будет проще отыскать нужную.
Если в удалённой категории были сохранены какие-то заметки, они попадут в папку «Без категории». Их можно будет удалить отдельно или переместить в другую категорию.
Как сохранять заметки в категории
Вы можете пересылать боту сообщения из любых чатов, групп или каналов в Телеграм. Контент сохраняется любой – видео, ссылки, картинки, текст. Кроме того, можно просто набрать текстовое сообщение и отправить, как в обычный диалог.
После того как отправили или переслали боту сообщение, он предложит выбрать категорию для этой заметки. Если нужной категории нет, можно быстро создать новую.
Когда заметка будет записана в нужную категорию, бот оповестит об этом сообщением «Добавлено».
Видео, фотографии и скриншоты для заметок можно не только пересылать, но и загружать со смартфона или компьютера. Для этого нужно нажать иконку скрепки слева от поля для ввода сообщения.
Чтобы записать заметку голосом, зажмите пальцем значок микрофона справа от командной строки, как и в обычном диалоге.
Как посмотреть задачи и отметить выполненными
Сохранённые заметки/задачи можно просматривать по категориям, только последние записи, только выполненные или все заметки сразу, общим списком. Для этого в меню есть три разные опции:
- По категориям. Выбираем опцию /show – «Выбрать папку, в которой хотите посмотреть записи».
Бот покажет список категорий, из которых останется выбрать нужную.
Например, так можно отдельно просматривать задачи на день, неделю, месяц, и отмечать выполненные.
- Последние. Опция /last_task покажет 10 последних добавленных заметок, вне зависимости от категории.
- Общим списком. Чтобы просмотреть все сохранённые записи, нужно выбрать опцию /showall.
Бот выдаст весь список заметок, которые вы сохранили за время работы с планером. Категория будет отображаться над названием задачи в виде хештега.
Каждую заметку можно переместить в другую папку или пометить выполненной, если задача уже завершена. Система это зафиксирует, и больше не будет показывать эти записи в общем списке.
Все выполненные задачи можно посмотреть отдельно – это опция /completed в меню.
Из этого списка заметки можно восстанавливать и перемещать в любые папки.
Как дать/отозвать доступ к папке
В планере To-can можно настроить общий доступ к одной или нескольким папкам. Это позволит делиться заметками с друзьями или использовать планер, как мини-CRM для совместной работы над проектами.
Чтобы разрешить доступ к папке, нужно перейти в меню и выбрать /share – «Открыть папку другим пользователям».
Бот показывает список всех категорий, которыми вы можете поделиться. Под каждой из них три кнопки: «Дать доступ», «Отозвать доступ», «Кому доступно». Находим нужную папку и жмём под ней «Дать доступ».
Бот пришлёт сообщение, в ответ на которое нужно выслать username контакта. Если заходите со смартфона – свайпом влево, если с компьютера – через правую кнопку мыши.
Теперь у пользователя есть доступ к вашей общей папке. Он сможет просматривать задачи, добавлять новые, перемещать их из одной папки в другую.
Чтобы отозвать доступ, нужно выбрать ту же опцию /share в блоке меню, и под нужной папкой нажать кнопку «Отозвать доступ». Появится список пользователей, подключенных к этой папке. Чтобы их отключить, достаточно кликнуть по нику.
Доступ сразу будет отозван, а вы получите сообщение об этом.
Как оплатить доступ к планеру
Первый месяц планером можно пользоваться бесплатно, далее нужно будет продлить подписку. Для этого переходим в меню и выбираем опцию /myaccount – «Управлять подпиской».
Появится список тарифов на разный период, от месяца за 70 руб. до 5 лет за 3360 руб. Чем дольше подписка, тем больше будет скидка.
После клика по нужному варианту система перекинет на сайт. Оплатить подписку можно с помощью банковской карты, с Яндекс Пэй или SberPay.
